انتخاب بهترین ابزار چت سازمانی و شبکه اجتماعی: معرفی کولتفرم

این مقاله بررسی می کند که چگونه پلتفرم یکپارچه کولتفرم بر چالش های ناشی از تعدد ابزارها، از جمله پراکندگی اطلاعات و نگرانی های امنیتی، فائق می آید.

چالش های ارتباطی و امنیتی ناشی از پراکندگی ابزارهای سازمانی

در دنیای کسب وکار امروز، استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند شبکه اجتماعی سازمانی برای انجام کارها امری ضروری است. با این حال، تمایل به استفاده از نرم افزارهای متعدد و تخصصی برای هر وظیفه از ارسال پیام (چت داخلی) و مدیریت پروژه گرفته تا ذخیره سازی فایل و برنامه ریزی اغلب منجر به بروز چالش های قابل توجهی برای سازمان ها می شود. این وضعیت که به “تعدد ابزارهای سازمانی” و “جزیره ای بودن نرم افزارها” معروف است، بهره وری، امنیت و کیفیت تصمیم گیری را تحت تاثیر قرار می دهد.

یکی از اصلی ترین مشکلات ناشی از این جزیره ای بودن، پراکندگی اطلاعات است. داده ها و مکالمات کاری به جای اینکه در یک مکان متمرکز باشند، در پلتفرم های مختلفی مانند شبکه های اجتماعی عمومی (واتساپ، تلگرام)، ایمیل ها، نرم افزارهای مدیریت پروژه (مانند ترلو، اسلک ، Mattermost ، Microsoft Teams و …) و ابزارهای ذخیره سازی ابری مختلف پخش می شوند. این پراکندگی باعث می شود کارکنان زمان زیادی را صرف جستجو برای یافتن اطلاعات مورد نیاز خود کنند. بر اساس مطالعات، کارمندان ممکن است هفته ای تا ۶ ساعت فقط به دنبال اسناد و اطلاعات بگردند؛ زمانی که می توانست صرف کارهای مولدتر شود.

علاوه بر اتلاف زمان، پراکندگی اطلاعات به کاهش کیفیت تصمیم گیری نیز منجر می شود. زمانی که دسترسی به اطلاعات کامل، به روز و مرتبط دشوار است، تصمیمات سازمانی اغلب بر اساس داده های ناقص یا قدیمی گرفته می شوند. این مسئله می تواند پیامدهای منفی جدی برای چابکی و موفقیت سازمان در محیط رقابتی امروز داشته باشد

سومین چالش عمده، تهدیدات امنیتی است. مدیریت و کنترل دسترسی به داده های حساس سازمانی در میان ابزارهای متعدد و غیرمتمرکز، به خصوص زمانی که از پلتفرم های عمومی استفاده می شود که برای نیازهای امنیتی سازمانی طراحی نشده اند، بسیار دشوار می گردد. این وضعیت ریسک نقض امنیت داده ها و از دست رفتن اطلاعات محرمانه را افزایش می دهد و سازمان ها را در برابر تهدیدات سایبری آسیب پذیرتر می سازد.

چرا کولتفرم ؟

کولتفرم با هدف یکپارچه سازی ارتباطات و تعاملات روزمره درون سازمانی و تسهیل شرایط دورکاری در سازمان ها طراحی شده است تا با گرد هم آوردن ابزارها و عملکردهای ضروری در یک بستر واحد، همکاری تیمی را متحول سازد. این پلتفرم فراتر از یک ابزار چت ساده عمل کرده و با ادغام قابلیت های کلیدی زیر، محیط کاری متمرکز و کارآمدی را فراهم می کند:

چت سازمانی داخلی متمرکز:

کولتفرم با ارائه ابزارهای چت خصوصی و عمومی، کانال ها و گروه های تبادل پیام، جایگزینی کارآمد برای ایمیل های طولانی و چت های پراکنده در پیام رسان های عمومی محسوب می شود. این موضوع ارتباطات روزمره بین همکاران سازمان را تسهیل و هدفمند می کند ومحتوی چت همکاران سازمان در بستر چت سازمانی قرار گرفته و در پیام رسان های عمومی منتشر نمی گردد.

مدیریت پروژه و وظایف یکپارچه:

با ادغام قابلیت های مدیریت پروژه، پیگیری وظایف، تعیین مهلت ها و نظارت بر پیشرفت کارها به صورت مستقیم در بستر تعاملی امکان پذیر می شود و نیاز به جابجایی مداوم بین نرم افزارهای مختلف مدیریت پروژه را از بین می برد.

ذخیره سازی ابری متمرکز و مدیریت اسناد:

کولتفرم امکان تبادل و مشاهده آسان اسناد را فراهم کرده و با ارائه فضای ذخیره سازی ابری متمرکز، دسترسی آسان به آخرین نسخه های فایل ها و مدیریت کارآمد مستندات سازمانی را تضمین می کند.

ابزارهای ارتباط تصویری و صوتی داخلی:

قابلیت های تماس صوتی و تصویری دو نفره و چند نفره در بسترهای امن VoIP و WebRTC، و همچنین امکان برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس بدون نیاز به ابزارهای جانبی مانند Zoom یا اسکایپ، ارتباطات چهره به چهره را در هر مکان و زمانی ممکن می سازد.

امنیت بالاتر در چت سازمانی:

مدیریت متمرکز دسترسی ها و قرار گرفتن داده های حساس در یک بستر امن که مطابق با نیازهای سازمانی طراحی شده، امنیت اطلاعات را به میزان قابل توجهی ارتقا می بخشد.

کولتفرم جایگزین شبکه های اجتماعی عمومی

چرا کولتفرم برای محیط کار طراحی شده است؟

تفاوت اصلی میان شبکه های اجتماعی عمومی و پلتفرم هایی مانند کولتفرم در هدف و مخاطب آن ها نهفته است. شبکه های اجتماعی عمومی اساساً برای ارتباطات شخصی، سرگرمی، و شبکه سازی گسترده تر میان عموم مردم طراحی شده اند. در مقابل، کولتفرم به عنوان یک شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)، با هدف تسهیل ارتباطات داخلی، همکاری و اشتراک دانش میان کارکنان درون یک سازمان توسعه یافته است. ویژگی ها و ساختار آن به طور خاص برای رفع نیازهای محیط کار و بهبود فرایندهای سازمانی طراحی شده است.

تفاوت های بنیادین میان بستر خصوصی و عمومی

از منظر سطح دسترسی و حریم خصوصی، تفاوت ها بسیار حیاتی هستند. شبکه های اجتماعی عمومی، همانطور که از نامشان پیداست، عمومی و باز هستند و دسترسی به آن ها توسط خود کاربر مدیریت می شود. این بسترها عمدتاً فاقد کنترل های دسترسی دقیق مورد نیاز سازمان ها هستند و داده ها در آن ها پلتفرم محور بوده و اغلب برای اهداف تبلیغاتی مورد استفاده قرار می گیرند. در مقابل، کولتفرم کاملاً خصوصی و داخلی است و تنها کارکنان با داشتن اعتبار سازمانی می توانند به آن دسترسی پیدا کنند. این ماهیت خصوصی، حفاظت از حریم خصوصی مکالمات و داده های حساس سازمانی را تضمین می کند.

مزیت کولتفرم در حفاظت از اطلاعات حساس

در شبکه های اجتماعی عمومی می تواند متغیر و پلتفرم محور باشد و سازمان ها کنترل محدودی بر نحوه پردازش و استفاده از داده ها توسط پلتفرم دارند. ریسک نشت اطلاعات و دسترسی های غیرمجاز در بسترهای عمومی بسیار بالاتر است. در مقابل، کولتفرم از امنیت بالایی برخوردار است؛ این امنیت سازمان محور است و داده ها به سازمان تعلق دارند. سازمان کنترل کامل بر کاربران، داده ها، سیاست های دسترسی و حاکمیت پلتفرم خود دارد که این امر برای حفاظت از اطلاعات محرمانه و رعایت الزامات امنیتی و انطباقی حیاتی است

نتیجه گیری: بهره وری و برندسازی داخلی با چت سازمانی اختصاصی

شرکت سازه اطلاعات سامان، به ادرس اینترنتی www.sis-eg.com توسعه دهنده نرم افزار کولتفرم، بستری قدرتمند برای شبکه اجتماعی سازمانی ارائه می دهد. در حالی که شبکه های اجتماعی عمومی برای ارتباطات اجتماعی و برندسازی شخصی ایده آل هستند، هدف اصلی کولتفرم دستیابی به بهره وری بیشتر، ارتقای تعامل کارکنان، تسهیل تبادل دانش و تقویت هویت سازمانی در داخل سازمان است.

خبر خوب اینکه، امکان استفاده از نسخه ابری پیام رسان سازمانی کولتفرم به مدت محدود به صورت رایگان فراهم شده است.

برای ساخت اشتراک تست رایگان و تجربه مزایای کولتفرم ، شبکه اجتماعی سازمانی ، به سایت کولتفرم مراجعه نمایید.

آدرس وب سایت : Colatform.ir